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1. i vari software che consentono la gestione del back-office delle agenzie è, nella stragrande parte dei casi, di proprietà delle compagnie, che ne controllano le funzionalità e lo sviluppo ma, soprattutto, ne conservano in essi i dati aggregati dei clienti;
2. l'interruzione del mandato di agenzia, comunque determinato, comporta per l'agente la perdita dei dati ) (...) e quasi sempre è impossibile utilizzare gli stessi dati successivamente all'interruzione del rapporto;
3. nel caso in cui si cambia compagnia, o si inizia ad esercitare il plurimandato, ci si trova ad utilizzare un nuovo software, a reinserire manualmente i dati che, spesso, tornano ad essere disponibili esclusivamente per la nuova compagnia fornitrice del nuovo gestionale.

Tale situazione è forse l'ostacolo tecnico più importante per lo sviluppo del plurimandato, in quanto costringe l'agenzia all'uso di più software, spesso su differenti computer (in quanto non è raro che gli stessi vadano in conflitto tra loro) e a replicare i dati dello stesso cliente su vari pacchetti utilizzati.

La soluzione che la commissione ha perseguito si è scontrata immediatamente con la politica delle imprese che, soprattutto in questo momento, tendono a centralizzare i processi informatici e a "fidelizzare" gli agenti anche tramite il cordone ombelicale dell'informatica.

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1. Anagrafica clienti
   Archivio cumulativo (pluri-compagnia); scheda cliente con dati e riepilogo di portafoglio attivo e storico. Informazioni di rilievo evidenziate dalla grafica (scadenze mensili, arretrati, sospesi, disdette, produttività); possibilità di visualizzare la mappa geografica dell’indirizzo e di inviare immediatamente un messaggio di posta elettronica o SMS; possibilità di autorizzare il cliente alla visualizzazione del suo portafoglio con importi e scadenze (all’indirizzo www.poligea.net/nome-agenzia). Possibilità di memoriazzazione delle piattaforme social del cliente. Memorizzazione foto del cliente. Possibilità di autorizzare l'accesso.
   
2. Portafoglio
   Archivio cumulativo (pluri-compagnia); scheda polizza con dati essenziali ed elenco quietanze; possibilità di aggiungere note interne, di modificare, sostituire, sospendere, cessare la polizze e inoltre possibilità di:
   1. Memorizzare un evento relativo alla polizza e visualizzarlo nei promemoria
   2. Registrare una richiesta di disdetta
   3. Creare un avviso nell’elenco scadenze
   4. Visualizzare immediatamente anche i singoli titoli di quietanza messi a cassa
   5. Visualizzare un PDF della polizza e tutti i documenti collegati
   6. gestione delle regolazioni premio
   7. gestione delle disdette
   8. TAG per la classificazione interna e la ricerca
3. Elenchi
   
   possibilità di visualizzare ed esportare facilmente:
   1. Quietanzamento
   2. lista titoli in attesa di regolarizzazione (anticipi d’agenzia, arretrati)
   3. Scadenze (polizze in scadenza o sospese da riattivare)
   4. Disdette (elenco e differenziazione disdette recuperate, effettive e in corso, nonché elenco delle polizze disdettate negli anni precedenti che giungono a scadenza nel periodo)
   5. Elenco assegni ed assegni presenti in cassa ad una particolare data
   6. Elenco totali giornalieri
   7. Risorse web utili all’agenzia
   8. Veicoli
4. Archiviazione file
   1. Possibilità di archiviare file su server interno, esterno e su Google Drive
   2. Caricamento file dall'applicazione
   3. Caricamento file diretto nei server
   4. caricamento "virtuale" tramite link
5. Controllo
   
   nei fogli giornalieri (foglio cassa + prima nota) è possibile controllare la situazione reale di cassa ed elencare tutte le operazioni giornaliere che coinvolgono l’intermediazione assicurativa e i conti di cassa. È possibile annotare osservazioni e tenere traccia di eventuali squilibri di cassa non documentati.
6. Ricerche
   
   è possibile individuare facilmente ogni singola informazione tramite la struttura logica dei contenuti o tramite caselle di ricerca con l’uso di parole chiave o chiavi di ricerca incrociate. Polizze e clienti possono essere "etichettati" con uno o più TAG per essere poi individuati nelle operazioni di ricerca.
7. Collaboratori
   
   scheda collaboratore ed elenco in tempo reale di anticipi d’agenzia, arretrati, disdette e provvigioni movimentate. Totale al momento del portafoglio detenuto e relativo grafico a torta. Struttura multilivello. Gestione amministrativa dei collaboratori con estratti conto collegati alle fatture passive e ai pagamenti delle provvigioni.
8. Attività e promemoria
   
   
   1. elenco attività assegnate a collaboratori e dipendenti; elenco promemoria; elenco attività e promemoria personali
   2. integrazione con Google Calendar per la gestione delle scadenze
9. Andamento e statistiche
   
   possibilità di visualizzare i totali della gestione assicurativa (premi, provvigioni, ecc…) confrontandoli con i periodi di riferimento desiderati; possibilità di valutare l’intero portafoglio con grafici a torta (distribuzione per collaboratore, compagnia, ramo); possibilità di valutare l’andamento mensile della produzione (nuovi clienti acquisiti, polizze attivate e cessate, premi attivati e cessati ).
10. Comunicazione
    
    comunicazioni tramite e-mail, SMS e stampa massiva; stampa bollettini
    
11. Tenuta contabile
    
    Tutta l’attività assicurativa trattata su Poligea viene automaticamente convertita in scrittura contabile alla chiusura giornaliera; ciò è possibile definendo preventivamente conti predefiniti di pagamento, di incasso, per Partite Non Assicurative, ecc… Per ogni Compagnia viene creato un conto patrimoniale passivo nel mastro «Debiti a compagnie»; anche aggiungendo un nuovo fornitore o collaboratore viene creato automaticamente un conto specifico.
    Molte registrazioni possono essere effettuate con procedure guidate e maschere (es. registrazione fattura d’acquisto, rimessa, prelievo socio…).
    È inoltre possibile registrare una «scrittura provvisoria», utile quando si vuole registrare ad esempio un pagamento ma non è subito possibile definire la contropartita: in questo caso il conto di pagamento percepisce l’evento e viene generata una scrittura zoppa che verrà integrata al momento opportuno.
    Anche le funzioni di pura contabilità in POLIGEA sono semplici e intuitive
    
12. Amministrazione applicazione
    
    l’amministratore può autorizzare o disabilitare utenti all’utilizzo dei servizi. L’amministratore può anche controllare gli accessi al sistema e il tracciato di attività operativa, e limitare l’accesso ai servizi a determinate fasce orarie.
13. Procedura di attivazione L’attivazione dei servizi avviene mediante caricamento di dati storici di anagrafica e portafoglio; viene preparata in modo da ridurre al minimo le attività tecniche in agenzia, fornendo indicazioni sulla struttura e la tipologia dei dati da acquisire dai sistemi attuali, e supporto per l’estrazione dei dati. Le attività non interferiscono con la normale attività d'agenzia.